Entrega de Mercancías sin papeles
A pesar de que en los últimos 20 años sería difícil encontrar a alguna empresa que no gestione su negocio con un ordenador, sigue siendo demasiado habitual que entre cliente y proveedor aún se realicen transacciones en papel, tanto por lo que se refiere a albaranes como a facturas. Al menos en escenarios entre proveedor y cliente recurrente, más que en casos donde el cliente es el consumidor final. Solo en grandes organizaciones ello ya está realmente implantado.
Actualmente la tecnología no solo ya permite la gestión de documentación electrónica eliminando totalmente el papel físico sino que admite un abanico de posibilidades que mejoran su administración, pero en buena parte de los casos se siguen "replicando" los procedimientos habituales. Por ejemplo en albaranes.
Veo como siguen generándose albaranes "rectificativos" los cuales luego provocan un tedioso trabajo administrativo de conciliación de documentos. Un albarán no es un documento de ?fuerza ejecutiva? por definición como lo es una factura. Se trata de un documento de verificación transaccional entre cliente y proveedor y por tanto es editable. El problema recae en que, replicando su uso clásico, es usado como verificador de la transacción de entrega mediante una firma o sello. Esto es lo que actualmente es posible substituir por una verificación electrónica.
Dos recursos permiten revisar la naturaleza operativa de este tipo de transacciones:
- La información centralizada (en la ?nube?)
- La movilidad
En CHEFPROVIDER un albarán generado reside en un servidor central (la nube). El registro correspondiente es gestionado (exactamente el mismo registro), tanto por el emisor como por el receptor. Si acaso con distintos permisos de edición. No existe ni la necesidad de descargar el documento a un recurso local.
En transacciones de entrega, el emisor remite a su cliente un enlace donde consultar el albarán y el cliente accede al documento en tiempo de recepción para aceptar/rechazar total o parcialmente la mercancía servida. Ello pueden gestionarlo ambos actores desde sus respectivos teléfonos móviles, con la posibilidad de que el receptor rechace determinado bulto, genere una incidencia asociada al albarán, adjunte un audio o imagen y al momento el proveedor disponga de dicha información validada por el personal que realiza la entrega.
El emisor podrá revisar la incidencia y modificar el albarán de forma que el cliente al momento sea avisado sobre los cambios realizados y resuelva la aceptación del albarán que deberá ser incluido en una posterior factura. El albarán final será SOLO uno, sin necesidad de juntar varios documentos en papel para conocer la historia de las incidencias acaecidas en la entrega, las rúbricas de los cambios realizados, etc.
Administrativamente la gestión se simplifica sensiblemente: el albarán es el núcleo de la transacción; los registros asociados (incidencias) informan de la historia de la operación; la aceptación de la resolución acordada define su composición definitiva (líneas) y su estado, y dicha situación permite que se incluya en factura.
Esto es implementar el DATO ÚNICO. Sin necesidad de ir remitiendo documentos entre los actores. Lo mismo ocurre con una factura, aunque ésta, por este método sufre un índice de modificaciones excepcionalmente mínimo. Porque despues de todo... la Factura es ÚNICA.